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公司如何选择使用企业邮箱?


随着数字化办公的普及和深入,电子邮件已经成为企业信息传输的重要途径之一。虽然预计到2010年中国电子邮箱总量将接近5亿,但是截至到2006年,我国却只有不到10 %的企业拥有自己的企业邮箱,而中小型企业所占的比例就更少了。由此可以看出,中小企业建立自己的电子邮局已经迫在眉睫,那么,中小企业该如何建立自己的电子邮局呢? 
  目前,企业建立电子邮局一般有以下几种形式:免费邮箱、上网时附送获得的邮箱、使用免费软件自建邮箱、购买专业企业邮箱服务商提供的邮箱服务。
  免费邮箱在安全性、稳定性、效率(通信的及时性)以及可管理性等方面都存在着极大的隐患与不便,例如:邮箱空间是固定不变的,灵活性差。不少用户抱怨他们使用的免费电子邮箱不稳定,经常无法正常收发邮件,甚至发生丢信、删信的“意外”事件。此外,免费邮箱内垃圾邮件泛滥,邮箱密码被窃取等现象也屡见不鲜。
  此外,免费邮件服务市场的不规范和服务品质的差异化也不利于树立统一的企业形象,提升工作效率。虽然成本上是免费的,但是企业使用免费信箱的状况仍令人担忧,这不仅会造成公司业务信息的不安全,而且也容易造成业务邮件管理的混乱,不利于公司树立形象,如果公司日常广告宣传及公司员工名片上出现的是类似aa@×××.com之类的免费信箱,则可能给人不太好的印象,用于公司商务活动也显得不太妥当,有损于公司形象。
  另外,企业员工如果使用免费邮件,还可能会产生对业务往来信息无法管理的现象,例如:员工离职,由于信箱是员工个人的,在离职时不会交还给公司,因此随业务往来的信件也就随员工的辞职而无法及时处理,这就会造成不可估量的后果。
  上网时附送获得的邮箱是建立在一定的消费基础之上,从整体成本考虑并没有给企业带来太多的利益。而且附送的邮箱通常数量和容量都极其有限,例如:许多公司在使用当地电信部门或虚拟主机服务提供商提供的1-10个信箱,这对一个稍大的企业来说是远远不够的。因此,上网时附送获得的邮箱并不能充分满足企业用户的实际需求,而且同免费邮箱一样存在不安全、效率低下和不便于管理、不利于公司整体形象树立等问题。
  使用免费软件自建邮箱可以满足一定用户数量的基本收发需求,但随着用户数量的扩大和对本地化、专业化电子邮局功能、性能方面需求的日益提升,这些免费电子邮局系统的性能缺陷日益突出:系统性能随着用户数的增多而急剧下降;可靠性低,收发不稳定甚至丢失邮件;安全性差,密码易被窃取,商业机密易泄露;产品界面不友好,安装使用不方便;中文处理常出现问题,代码之间难以转换;服务支持维护无保障等。这些都成为免费邮局所面临的现状。
  专业的企业邮箱服务商,通常都使用高端的邮件系统,并且有专业的技术工程师为用户提供服务。除此之外,在邮件安全方面也有保障,例如反垃圾邮件,反病毒邮件,邮件加密通讯等。让企业在使用的过程中可以后顾无忧。专业的企业邮箱服务商还有一个优势是企业自身所不具备的,即在国内及海外的多个主干网机房内设置有邮件服务器。比如,尚易公司就在国内的电信、网通以及海外设有多个邮件服务器,并有专享带宽,让用户的邮件可以畅通无阻。对于有许多分支机构的企业来说,只架设一台服务器,是远远不够的,而架设多台服务器,成本又会加大。因此,选择专业的企业邮箱服务商提供的企业邮箱服务是非常明智的。

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